Allgemeine Informationen zum Datenschutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Opinsys oy und Ihre Tochtergesellschaft Puavo GmbH verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen für ihre Kunden (hauptsächlich Kommunen und Bildungseinrichtungen). Dieses Dokument beschreibt die allgemeinen Grundsätze und Praktiken für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Dienstleistungen von Opinsys / Puavo GmbH. Ausführlichere dienstleistungsspezifische Beschreibungen finden Sie am Ende dieses Dokuments.

Opinsys Oy handelt auf der Grundlage von Verträgen als Verarbeiter personenbezogener Daten für seine Kunden. Die Kundenorganisationen handeln unabhängig als Datenverantwortliche für die von ihnen genutzten Dienstleistungen.

Die sichere und vertrauliche Verarbeitung personenbezogener Daten ist uns wichtig und wir respektieren die diesbezüglichen Grundrechte eines jeden. Wir halten uns bei der Verarbeitung der Daten unserer Interesengruppen an das Gesetz (DSGVO, Englisch GDPR), die Vorschriften und die gute Praxis der Datenverarbeitung.

Das Recht der betroffenen Person auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten

Die betroffenen Personen haben das Recht, jederzeit über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert zu werden.

Alle Auskunftsersuchen sind in erster Linie an die Datenschutzbeauftragten der für die Verarbeitung Verantwortlichen zu richten, die sie gemeinsam mit Opinsys oy / Puavo GmbH beantworten werden.

Sie können sich in Bezug auf die Dienstleistungen von Opinsys Oy / Puavo GmbH an unser Kundendienstteam wenden (helpdesk@puavo.de, +358 14 4591624), das Ihnen bei der Suche nach den richtigen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten behilflich sein kann.

Meldung von Datenverstößen und Sicherheitslücken

Sie können alle Datenschutzverletzungen und Schwachstellen, die Sie feststellen, direkt dem Kundendienst von Opinsys oy / Puavo GmbH melden (helpdesk@puavo.de, +358 14 4591624), und wir werden die notwendigen Schritte unternehmen, um diese zu untersuchen und zu verhindern.

Speicherung und Schutz von Daten

Alle Kundendaten und Sicherungskopien dieser Daten und Benutzerdateien befinden sich in Finnland, im Hochsicherheits-Rechenzentrum des Vertragspartners von Opinsys Oy.

Auf die im System gespeicherten personenbezogenen Daten können die Mitarbeiter des Kundendienstes von Opinsys Oy und die vom für die Verarbeitung verantwortlichen autorisierten Personen (z. B. Lehrer, die als Hauptbenutzer des Systems fungieren) zugreifen.

Der Zugang zum Register ist durch Benutzernamen und Passwörter geschützt.

Unsere Server befinden sich in einem Datenzentrum mit einem hohen Maß an physischer Sicherheit. Ihre Zugangsrechte werden sorgfältig verwaltet und sie sind durch Firewalls und andere notwendige technische Maßnahmen geschützt.

Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Personenbezogene Daten dürfen so lange verarbeitet werden, wie der Nutzer, Schüler oder Mitarbeiter der Schule ist. Der für die Verarbeitung Verantwortliche ist dafür verantwortlich, die Daten auf dem neuesten Stand zu halten und sie zu löschen. Wenn ein automatischer Abgleich der personenbezogenen Daten vom Studentenverwaltungssystem mit dem Benutzerverwaltungssystem von Opinsys Oy / Puavo GmbH. stattfindet und der für die Verarbeitung Verantwortliche keine anderen Anweisungen erteilt, werden die Daten von Personen, die die Schule verlassen haben, zu Beginn des nächsten Schuljahres automatisch gelöscht.

Art und Zweck der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die vom Kunden zur Verfügung gestellten Dienstleistungen von Opinsys Oy / Puavo GmbH zu erbringen und um die Kommunikation im Zusammenhang mit der Nutzung dieser Dienstleistungen durchzuführen.

Im Zusammenhang mit dem Dienst können personenbezogene Daten wie folgt verwendet werden:

• Das System speichert personenbezogene Daten von Nutzern, die sich bei Computern oder anderen Client-Systemen anmelden müssen, die zu Unterrichtszwecken über das Opinsys-System authentifiziert werden.
  
• Personenbezogene Daten werden verwendet, um den Kunden Unterstützungsdienste zu bieten.
  
• Die Daten können manuell oder automatisch aus anderen Systemen wie Schülerverwaltungssystemen importiert werden.
  
• Die Daten können manuell bearbeitet und an andere, vom Kunden bestimmte Systeme weitergeleitet werden.

Gruppen von Registranten

Die Endnutzer des Dienstes, einschließlich Schüler, Lehrer und andere Mitarbeiter.

Art der personenbezogenen Daten und der verarbeiteten Daten:

Das Register kann die folgenden Informationen über die Person enthalten:

• Kundenorganisation
  
• Nachname
  
• Vornamen
  
• Benutzername
  
• Passwort
  
• E-Mail Adresse
  
• System-UID-Nummer
  
• Benutzergruppe
  
• Persönliche Geräte des Benutzers in Opinsys
  
• Der Pfad zum Home-Ordner
  
• Rufnummer
  
• Sprache der Benutzeroberfläche
  
• Rolle (Lehrer, Schüler, usw.)
  
• Studiengruppe
  
• Foto
  
• Identifikatoren im Studentenverwaltungssystem (z. B. Studentennummer, cryptid, usw.)
  
• Namen und technische Spezifikationen von Personalcomputern sowie das letzte Datum, an dem die Spezifikationen aktualisiert wurden
  
• Der zuletzt eingeloggte Benutzername auf Ihrem Computer

Der für die Verarbeitung Verantwortliche ist für die Aktualität und Richtigkeit der Daten verantwortlich. Die betroffene Person kann die folgenden Informationen aktualisieren:

• E-Mail Adresse
  
• Rufnummer
  
• Sprache der Schnittstelle
  
• Foto

Das System kann vertraglich einen eigenen Speicherplatz des Nutzers auf einem Server in den Räumlichkeiten des Dienstleistungsempfängers vorsehen. Die Daten auf dem persönlichen Speicherplatz werden generiert und liegen in der Verantwortung der betroffenen Person. Die Daten sind durch ein eigenes Passwort geschützt, und die Dateien werden im Datenzentrum des Anbieters gesichert. Der Anbieter verarbeitet die personenbezogenen Daten des Abonnenten nur auf dessen Wunsch hin, z. B. um Probleme zu lösen.

Die Protokolldaten werden für jeden einzelnen Benutzer erfasst und mit Gerätekennungen verknüpft, auf die nur der Kundendienst von Opinsys Oy / Puavo GmbH zugreifen kann. Diese Informationen werden zu Prüfzwecken und zur Ermittlung technischer Probleme gesammelt. Der Zugang zu den Protokolldaten wird Dritten nur auf Antrag der Behörde gewährt und die Protokolle werden spätestens nach zwei Jahren gelöscht.

 

Opinsys Oy / Puavo GmbH Support Service System (Deskpro und Cuuma) Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen

1. über den Dienst

Das Opinsys/Puavo GmbH-Supportsystem ist ein Dienst, der Kundenorganisationen und anderen Beteiligten zur Verfügung gestellt wird, um die Kommunikation und die Organisation von Support-Service-Aufgaben zu erleichtern. Die Nutzer des Dienstes sind Opinsys/Puavo GmbH-Mitarbeiter, Kunden und andere Personen, die mit Opinsys / Puavo GmbH über den Supportdienst kommunizieren.

Der Dienst steht in erster Linie denjenigen Kundenorganisationen zur Verfügung, die mit Opinsys Oy / Puavo GmbH einen Vertrag über die Nutzung des Dienstes abgeschlossen haben, aber Supportanfragen können von jeder E-Mail-Adresse aus an den Supportdienst gesendet werden.

2. die Nutzung des Dienstes

Der Dienst kann entweder nur über E-Mail-Nachrichten oder über die Anmeldung beim Support-System mit der eigenen ID genutzt werden. Die Benutzer melden sich mit ihren persönlichen IDs bei dem Dienst an.

Opinsys oy / Puavo GmbH verwendet die organisatorischen Daten (Stadt/Gemeinde, Schule, Benutzergruppe), um den Zugang zum Dienst zu überprüfen.

3. die Zuständigkeiten im Dienst

Opinsys Oy / Puavo GmbH ist für die technische Funktionalität des Dienstes verantwortlich.

4) Verantwortlicher des Dienstes und Verarbeiter der personenbezogenen Daten

Der für den Dienst Verantwortliche ist Opinsys Oy.

Kontaktinformationen:

Opinsys Oy / Puavo GmbH
Ylistönmäentie 33 C
FI-40500 Jyväskylä, Finnland
+358 14 456 1624
helpdesk@puavo.de

5. Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Verwaltung von Kundenkontakten sowie Problemlösung und -behebung.

6. Verarbeiter von personenbezogenen Daten

Nur die Mitarbeiter von Opinsys Oy / Puavo GmbH verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen des Dienstes.

7. Quellen für personenbezogene Daten

• Die Menschen selbst
  
• Öffentliche Quellen für Adressinformationen (z. B. das Nummernregister der Telefonanbieter)
  
• Andere Systeme von Opinsys Oy / Puavo GmbH

8. verarbeitete personenbezogene Daten

• Name
  
• Rufnummer
  
• E-Mail Adresse
  
• Kundenorganisation

9. Verwendung von Cookies

Der Dienst verwendet nur notwendige technische Cookies, um Sitzungsinformationen zu erhalten.

Es werden keine Daten zur Erstellung von Nutzerprofilen oder zu Analysezwecken gesammelt.